Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 23 septembre 2026

La présente politique explique comment vos données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées lorsque vous consultez le site, prenez contact avec Fit & Zen ou utilisez l’espace privé Mon Équilibre Alimentaire.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Véronique Willems – Fit & Zen
Coach en alimentation et bien-être
À la Ville Basse, 7
6760 Ethe – Belgique

Téléphone : +32 495 74 41 94
E-mail : Nutricoaching@veronique-willems.be
Site : https://www.veronique-willems.be

Pour toute question concernant vos données personnelles, vous pouvez utiliser l’adresse e-mail ci-dessus.

2. À qui cette politique s’applique-t-elle ?

Cette politique concerne :

• les visiteurs du site ;
• les personnes qui utilisent un formulaire ou prennent contact ;
• les personnes inscrites à une newsletter ;
• les participantes à un événement ;
• les clientes bénéficiant d’un accompagnement ;
• les utilisatrices de l’espace privé Mon Équilibre Alimentaire.

L’espace d’accompagnement Mon Équilibre Alimentaire est réservé aux personnes majeures.

3. Données pouvant être collectées

Consultation du site

Lors de votre navigation, certaines informations techniques peuvent être enregistrées :

• l’adresse IP ;
• la date et l’heure de la visite ;
• le type de navigateur et d’appareil ;
• les pages consultées ;
• les informations nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du site ;
• vos choix relatifs aux cookies.

Formulaires, demandes et inscriptions

Lorsque vous remplissez un formulaire, demandez un renseignement, téléchargez un document ou vous inscrivez à un événement ou à une newsletter, les informations suivantes peuvent être collectées :

• prénom et nom ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• contenu du message ;
• service ou événement concerné ;
• preuve de votre consentement ;
• préférences de communication.

Les informations utilisées pour une newsletter restent distinctes de celles nécessaires à un accompagnement.

Compte Mon Équilibre Alimentaire

La création d’un espace client s’effectue uniquement sur invitation. Les informations suivantes peuvent être enregistrées :

• prénom, nom et adresse e-mail ;
• identifiant du compte ;
• mot de passe conservé sous une forme protégée et non lisible ;
• date d’invitation et d’activation ;
• consentements enregistrés ;
• état d’avancement du programme ;
• consultations des semaines mises à disposition ;
• historique des e-mails indispensables au programme.

Un lien d’invitation est personnel et valable pendant sept jours.

Bilan et accompagnement alimentaire

Pour personnaliser l’accompagnement, la cliente peut être invitée à communiquer :

• année de naissance ;
• taille, poids et mensurations ;
• niveau d’activité ;
• organisation des repas et des courses ;
• préférences alimentaires ;
• allergies ou intolérances déclarées ;
• aliments évités ou non appréciés ;
• objectifs et priorités ;
• nombre de portions supplémentaires pour le ménage ;
• journal des repas ;
• faim, satiété, énergie et sensations ;
• hydratation et habitudes ;
• messages échangés avec la coach ;
• informations importantes que la cliente choisit volontairement de signaler.

Certaines informations peuvent révéler des éléments relatifs à la santé et bénéficient donc d’une protection renforcée.

Aucun résultat d’analyse, ordonnance ou dossier médical complet n’est demandé. L’espace ne sert pas à établir un diagnostic ni à remplacer l’avis d’un professionnel de santé.

Les données saisies dans Mon Équilibre Alimentaire ne sont pas transmises à un service d’intelligence artificielle.

Commentaires

Lorsque vous laissez un commentaire, les données du formulaire, votre adresse IP et les informations techniques du navigateur peuvent être utilisées pour détecter les commentaires indésirables.

Une version anonymisée de votre adresse e-mail peut être transmise à Gravatar afin de vérifier si vous utilisez ce service. Vous pouvez consulter la politique de confidentialité d’Automattic.

Après validation du commentaire, votre commentaire et, le cas échéant, votre image de profil deviennent publics.

4. Pourquoi les données sont-elles utilisées ?

Vos données peuvent être utilisées pour :

• répondre à vos demandes ;
• organiser un rendez-vous ou un événement ;
• fournir un document demandé ;
• créer et sécuriser votre compte ;
• réaliser et personnaliser l’accompagnement choisi ;
• suivre l’avancement du programme ;
• afficher l’évolution de vos mesures ;
• permettre les échanges avec la coach ;
• envoyer les contenus indispensables au programme ;
• envoyer une newsletter uniquement si vous y avez consenti séparément ;
• prévenir les abus, fraudes et accès non autorisés ;
• assurer le fonctionnement et la sécurité du site ;
• respecter les obligations administratives, comptables et légales.

Vos données ne sont pas vendues.

5. Bases légales utilisées

Selon la situation, le traitement repose sur :

• votre demande ou les mesures prises avant la conclusion d’un accompagnement ;
• l’exécution de l’accompagnement que vous avez choisi ;
• votre consentement pour la newsletter et les cookies non indispensables ;
• votre consentement explicite lorsque vous choisissez de communiquer des informations pouvant concerner votre santé ;
• l’intérêt légitime à assurer la sécurité du site, répondre aux demandes et prévenir les abus ;
• les obligations légales, comptables ou administratives.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Le retrait n’a pas d’effet rétroactif. Si les informations concernées sont indispensables à la personnalisation de l’accompagnement, leur retrait peut empêcher sa poursuite dans les mêmes conditions.

Les champs facultatifs sont signalés comme tels. L’absence d’une information facultative n’empêche pas l’accès au service.

6. Calculs et décisions

L’espace peut produire des estimations nutritionnelles à partir des informations fournies. Ces résultats sont des repères et ne sont pas utilisés pour prendre seuls une décision ayant un effet important sur la cliente.

Les résultats sont vérifiés et validés par la coach avant d’être communiqués. Aucun objectif de perte de poids ou de déficit énergétique n’est imposé automatiquement.

7. Personnes pouvant accéder aux données

Selon leur nature, les données peuvent être accessibles :

• à Véronique Willems ;
• à la cliente pour son propre dossier ;
• aux administrateurs techniques autorisés ;
• à l’hébergeur one.com ;
• aux prestataires nécessaires au fonctionnement de WordPress ;
• aux services d’envoi d’e-mails ou de newsletter ;
• aux outils de protection contre les messages indésirables ;
• aux autorités compétentes lorsqu’une obligation légale l’impose.
• Microsoft, via Microsoft Forms et Microsoft 365, pour la collecte et la conservation des réponses au questionnaire de départ et, le cas échéant, de leurs exports.

Ces prestataires ne reçoivent que les informations nécessaires à leur intervention.

Lorsqu’une personne choisit de communiquer par WhatsApp, Facebook ou une autre plateforme externe, les règles de confidentialité de cette plateforme s’appliquent également.

Les boutiques FitLine, Frédéric M et les autres sites accessibles par des liens externes disposent de leurs propres politiques de confidentialité. Une commande effectuée sur l’un de ces sites est gérée conformément aux règles de la plateforme concernée.

8. Transferts en dehors de l’Espace économique européen

Certains services externes, notamment les réseaux sociaux, WhatsApp ou Gravatar, peuvent traiter des informations en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un transfert est nécessaire, il doit reposer sur un mécanisme reconnu par la réglementation européenne, tel qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles appropriées.

9. Durées de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant une durée adaptée à leur utilisation :

• une invitation non acceptée est valable sept jours et ses données sont supprimées au plus tard dans les 30 jours suivant son expiration ou son annulation ;
• les demandes sans accompagnement peuvent être conservées jusqu’à trois ans après le dernier échange ;
• les données du programme sont conservées pendant l’accompagnement de douze semaines ;
• après le programme, l’accès peut rester disponible en lecture seule pendant trois mois ;
• le dossier est ensuite archivé pendant un maximum de douze mois ;
• à l’issue de cette période, les données du dossier sont supprimées ou rendues définitivement anonymes, sauf obligation légale ou nécessité liée à un litige ;
• les données de facturation sont conservées pendant la durée imposée par la réglementation comptable et fiscale ;
• les données de newsletter sont conservées jusqu’à la désinscription ;
• la preuve d’un consentement peut être conservée pendant la durée nécessaire pour démontrer son obtention ;
• les commentaires peuvent rester publiés aussi longtemps que l’article concerné existe, sauf demande recevable de suppression ;
• les journaux techniques sont conservés pendant la durée nécessaire à la sécurité et au diagnostic des incidents.

Les réponses au questionnaire de départ recueillies via Microsoft Forms sont conservées pendant l’accompagnement, puis pendant un maximum de douze mois après sa fin, afin de permettre le suivi du dossier et de répondre aux questions relatives à l’accompagnement réalisé. Elles sont ensuite supprimées de Microsoft Forms ainsi que des éventuelles copies exportées conservées par Fit & Zen. Si certaines données doivent être conservées pour une obligation légale ou un litige, seules les données nécessaires sont conservées, avec un accès restreint, pendant la durée justifiée.

10. Cookies

Le site utilise des cookies strictement nécessaires :

• au fonctionnement du site ;
• à la sécurité ;
• à la connexion aux espaces privés ;
• à l’enregistrement des préférences d’affichage.

Lorsque vous vous connectez, les cookies de connexion sont normalement conservés pendant deux jours. Si vous choisissez « Se souvenir de moi », la connexion peut être conservée pendant deux semaines. Les préférences d’affichage peuvent être conservées pendant un an.

Si vous laissez un commentaire et choisissez d’enregistrer vos coordonnées, ces cookies de confort peuvent être conservés pendant un an.

Les cookies statistiques, publicitaires ou liés à certains contenus externes ne peuvent être activés qu’après votre accord. Vous devez pouvoir accepter, refuser ou modifier votre choix.

11. Contenus provenant d’autres sites

Les pages peuvent contenir des vidéos, images, cartes ou autres contenus provenant de services externes.

Ces contenus peuvent se comporter comme si vous consultiez directement le site d’origine. Le service concerné peut alors recevoir des informations techniques, utiliser des cookies ou enregistrer vos interactions, selon vos choix de consentement et sa propre politique de confidentialité.

12. Sécurité

Des mesures raisonnables sont mises en place pour protéger les données :

• connexion sécurisée HTTPS ;
• comptes et permissions séparés ;
• accès limité au dossier de chaque cliente ;
• protection des mots de passe par WordPress ;
• protection renforcée de certains champs confidentiels ;
• sauvegardes et mises à jour ;
• limitation de l’indexation et de la mise en cache des pages privées.

Malgré ces mesures, aucun système informatique ne peut garantir une absence totale de risque.

13. Vos droits

Selon le RGPD, vous pouvez demander :

• l’accès à vos données ;
• leur rectification ;
• leur effacement lorsque les conditions sont remplies ;
• la limitation de leur utilisation ;
• leur portabilité ;
• l’opposition à certains traitements ;
• le retrait de votre consentement ;
• des informations sur la manière dont vos données sont utilisées.

Pour exercer un droit, écrivez à :

Nutricoaching@veronique-willems.be

Une vérification raisonnable de votre identité pourra être demandée. Une réponse sera normalement apportée dans un délai maximal d’un mois.

Vous pouvez également introduire une demande ou une plainte auprès de l’Autorité de protection des données belge.

14. Modification de la politique

Cette politique peut être adaptée lorsque le site, les services, les outils utilisés ou la réglementation évoluent.

La date figurant en haut de la page permet de connaître sa dernière mise à jour. Les versions nécessaires à la preuve des consentements peuvent être conservées.